Mit Q|entry können Veranstalter den Einlass Ihrer Gäste/Teilnehmer organisieren und optimieren. Ziel ist die Vermeidung oder Verkürzung von Warteschlangen am Eingang mit Hilfe von E-Tickets mit QR-Codes. Ggf. einen Vor-Ort-Druck von Badges.
Q|entry ist eine App für herkömmliche Smartphones und nutzt die eingebaute Kamera. So ist keine Investition in teures Einlass-Equipment nötig. Auch für Namensschilder gibt es Lösungen mit herkömmlicher Technik.Hilfreicher Nebeneffekt: die Echt-Zeit-Anzeige gibt jederzeit und aktuell einen Überblick über die Besucher der Veranstaltung.
So läuft der Prozess mit Q|entry optimal ab:
Schritt 1. Gästeliste & E-Ticketversand
Als Basis muss eine Gästeliste erstellt oder aus dem Ticketsystem exportiert werden. Im zweiten Schritt muss diese Liste in das Q|entry-System importiert und die Email-Vorlage erstellt werden. Anschließend erfolgt der Versand an alle Gäste/Teilnehmer, der QR-Code ist hier enthalten. Es genügt dies wenige Tage vor dem Event zu erledigen.
Tipp: Referenten, VIPs usw. können hinzugefügt und markiert werden. So Das Check-In-Team kann diese dann leicht erkennen und bei der Ankunft der Person darauf entsprechend reagieren.
Schritt 2. Check-in vorbereiten
Nun muss die App auf allen Geräten installiert und die Zugangsdaten dem Mitarbeiter mitteilt oder in der App fest hinterlegt werden. Es empfiehlt sich die WiFi-Verbindung vor Ort testen und einen Testscan zu machen. Nur so kann man die Funktion und zum Beispiel auch die Lichtverhältnisse etc. zu prüfen. Nicht vergessen: Alle Geräte aufladen und immer Ladegeräte bereit legen.
Schritt 3. Badgedruck vorbereiten (optional)
Sollen Namensschilder gedruckt werden gibt es Technik die eingerichtet werden muss. Meist sind das ein Notebook bzw. Rechner und die entsprechenden Drucker. Auch in der Software muss die Druckvorlage zum Drucker und auch zum gewählten Papier passen. Oft kommt man mit ein Telefonat mit unserer Hotline hier schnell an's Ziel.
Schritt 4. Es geht los
Die Veranstaltungsgäste zeigen ihren QR-Code entweder direkt den auf dem Smartphone beim Check-In vor oder haben das Ticket ausgedruckt dabei. Auch ohne Code steht die Gästeliste dem Check-In-Team jederzeit zur Verfügung und der Teilnehmer/Gast kann erfasst werden. Zudem können weitere Personen erfasst werden. Wenn gewünscht werden jetzt auch die Badges gedruckt und dem Besucher übergeben.
Schritt 5. Auswertung
Wer war da, wer nicht? Im Q|entry stehen jederzeit Listen bereit die als Bericht aus dem System exportiert werden können und so der Auswertung dienen.
von Thomas Wagner - Januar 2018
(Update Dezember 2022)